מערכות קופה ממוחשבות
עמדת מכירה P.O.S קופה ממוחשבת הינה אחת הנקודות החשובות בבית העסק , מערכת קופה ממוחשבת והציוד הנלווה לעמדת הקופה כגון מדפסת קופה טרמית להנפקת חשבוניות קבלות ושוברים, מגירת כסף לאחסון תכולת הקופה והכספים המתקבלים בבית העסק, סורק הברקוד לניהול המלאי ומכירה מהירה, קורא האשראי ומערכת תשלום EMV , מכשיר בדיקת כסף בעמדת הקופה למניעת קבלת כסף מזויף – כל אלה מהווים יחידת ניהול בבית העסק. בחירה נכונה של קופה רושמת ממוחשבת יכולה להגדיל את הכנסות העסק ,הקופה הממוחשבת יכולה להגדיל את היעילות ויכולה לתת שליטה מלאה לבעלים במעקב אחר העסק בעזרת הטכנולוגיה והחומרה הנכונה .
מצד שני בחירה לא נכונה של מערכת קופה רושמת וניהול לא נכון של הקופה תגרום לבזבוז כסף ויכולה לגרום לבזבוז זמן ותסכול של העובדים וכתוצאה מכך ירידה במכירות ובריחת לקוחות לפני התשלום בקופה.
בחירה נכונה של עמדת מכירה ממוחשבת נייחת או ניידת עם חיבור למסד נתונים אחורי BACK OFFICE נותנת לעסק רמת שליטה מלאה בתהליך הרכש, השיווק והמכירה של בית העסק.
ישנם גורמים רבים שעלינו להתחשב בהם בעת הרכישה של קופה רושמת בבית העסק בכדי שההשקעה של הקופה והציוד קצה הנלווה ( מדפסות טרמיות ,סורקי ברקוד, קוראי אשראי, מגירות כספים, מסכי מגע מקלדות אשראי מקלדות מתוכנתות ועמדות P.O.S ALL IN ONE מכשיר בדיקת כסף ) לא יהיה מיותר ושהחזר ההשקעה יחזור במהירות לרוכש ושההשקעה במערכת הממוחשבת תהיה שווה ומועילה לבית העסק.
ציוד לקופה ממוחשבת
הבסיס העיקרי של עמדת מכירה ממוחשבת הוא תוכנת הקופה עצמה – התוכנה של P.O.S. POINT OF SALE. קיימות תוכנות רבות ייעודיות וספציפיות לסוגים שונים של עסקים ועליך להתאים את התוכנה הנכונה לבית העסק שלך .
מערכת כזאת מעבר לתוכנה של הקופה רושמת הממוחשבת כוללת ציוד נלווה הנדרש ע"פ תקנות מס הכנסה וכולל מגירת קופה לכסף מדפסת קופה טרמית לקבלות ,סורק ברקוד, קורא מגנטי, מסך מגע,
מערכות P.O.S נכונה יכולה לחסוך כסף, לספק רווחים ולצמצם את כמות הזמן שאתם מבזבזים על פעילות שאינה מייצרת כסף בבית העסק שלך.
סוגי קופה רושמת
לפני רכישת קופה כל עסק צריך להשקיע מחקר שוק לגבי קופות רושמות שקיימות ולגבי הפעולות של הקופה הרושמת שהוא צריך בעסק, וכן תצורת עבודה של הקופה הרושמת שהעסק שלו צריך כמו קופה אחת או יותר, קופה ניידת או קופה רושמת שולחנית ALL IN ONE P.O.S . רכישת מערכת חייבת לכלול מחקר זהיר לגבי מה שהשוק מציע – כמו גם מה הם הצרכים שלך .
קופה כמערכת ממוחשבת יכולה לספק תשואות משמעותיות לבית העסק הקמעונאי אך מצד שני יכולה להכביד על בתי עסק קטנים שאינם מבצעים פעילות רבה בקופה, אך גם לעסקים אלה יש פתרונות רבים בשוק הקופות. ישנן מערכות קופה במכירה בליסינג בהשכרה וכן תוכנות מדף באינטרנט. אך חשוב ביותר לדאוג שמערכת הקופה הממוחשבת שתרכשו תהיה מאושרת מס הכנסה .בנוסף חשוב שתוכנת הקופה תהיה גמישה לפיתוחים מותאמים עבור בית העסק שלך ופתוחה להתממשקות לשיתופי פעולה כגון מועדוני לקוחות ,כרטיסי אוכל, תוכנות בקרה והנהלת חשבונות.
חומרה לקופה
סורקים – סורק ברקוד
עמדת קופה רושמת שמשתמשת בסורק ברקוד בין אם זה סורק ברקוד שולחני או קורא ברקוד ידני בחיבור USB RS-232 או BT סורק ברקוד אלחוטי, בסוגי סימני ברקוד חד מימד או סורק ברקוד דו מימד – מאפשר לבית העסק להיות מנוהל בצורה הטובה ביותר.
כשבית עסק משתמש בסריקת ברקוד במערכות POS זה מבטיח כי כל הפריטים בחנות שלך או בתפריט שלך יהיו מנוהלים ע"י מחירים נכונים וכמויות מדויקות. הצוות שלך לא יהיה עם שליטה על שינוי מחיר ולא יטעה או ינחש מחירים .כבעל עסק תוכל לשנות מחירים מרחוק לפי ימים, שעות, עונות ודרישות ביקוש והיצע.
בעזרת ניהול מלאי נכון תוכל לצאת במבצעים עבור מוצרים שעומדים זמן רב במדף.
כמובן שעם הגדרות נכונות תוכל לקבל הודעות על רמת מלאי מינימאלית, רמת מלאי להזמנה / שליחת הזמנה אוטומטית לספק להשלמת מלאי ועוד.
כמו כן בעת הזנת חשבוניות ספקים עם כמויות במערכת הקופה תוכל מייד לגלות על שינויי מחיר שהספק עשה לך ללא ידיעתך (כך שהספקים שלך יהיו בביקורת אוטומטית במערכת המחשוב שלך )
סורק ברקוד הוא מכשיר היודע לקרוא נתונים מקודדים בסימני ברקוד 1D או D2 .
הנתונים המועברים למחשב הם פענוח של הקידוד והעברתו למחשב לשורת הנתונים בו נמצא הסמן בתוכנה.
סורקי ברקוד יכולים להתחבר למערכת במספר צורות חיבור: USB, חיבור RS-232, חיבור אלחוטי BT או WIFI.
למעשה הברקוד הוא הרחבה של המקלדת מבחינת העברת נתונים למחשב ומצד שני קיצור תהליך העבודה בהקלדות ארוכות וטעיות הקלדה.
ישנן טכנולוגיות סריקה שונות בין הסורקים:
סורק אופטי פשוט בטכנולוגיית CCD – רמה נמוכה וסורקים אלה הם זולים ובדרך כלל סורקים לטווח קצר מאוד. בסורק זה הפריט צריך להיות קרוב לסורק -המרחק בדרך כלל לקריאה יהיה 3 ס"מ עד 8 ס"מ מבית הסורק. הקריאה איטית ולכן יחסית מתאים בסביבה מסחרית של מעט פריטים
סורקי לייזר, אשר בעזרת קרן אור ומנוע יוצר קרן לייזר לקרוא את הברקודים – סורקים אלה מהירים יותר ועם יכולת לסרוק ממרחק גדול יותר מהפריט הנסרק. יש סורקי לייזר עם "חיישן אוטומטי" כלומר, הם נדלקים באופן אוטומטי כאשר פריט הונח לפניהם בכדי לסרוק את הקוד, ואז לכבות עצמם שוב. סורקים אלה יודעים לשלוח קרן בזוויות שונות כך שהסורק לא חייב להיות מול הפרים באופן מוחלט.
ישנם מספר תצורות לסורקי ברקוד:
- סורק ברקוד ידני בתצורת אקדח אחיזה ידנית.
- סורק ברקוד שולחני המקרין מספר רב של קרניים בו זמנית מתאים במיוחד לסופרמרקט
כבעל עסק עליך לבחור סורק ברקוד שמתאים לנפח הפעילות והלקוחות בבית העסק.
מקלדות ומסכי מגע
אחד הדברים הראשונים שבעל עסק צריך להחליט בנוגע לקופה הוא חומרה של המערכת P.O.S. האם להשתמש בקופה עם מסך מגע או מקלדת מתוכנתת. השוק היחיד שבו מקלדות מתוכנתות נפוצות יותר הוא חנויות, מכולת וסופרים בגלל מהירות ההגעה לפריט בלחיצת כפתור על המקלדת ולא במעבר מסכים בהקשות על מסך המגע.
מסכי מגע הם גמישים ונוחים יותר לשימוש הקופאי בעמדת הקופה מאשר מקלדות עבור משתמשים רבים. הם גם מספקים גמישות רבה יותר למשתמש ויזואלית בתוכנת הקופה.
מקלדות מתוכנתות – ישנם מספר דגמים עם כמויות מקשים שונות ועם קורא כרטיס אשראי מובנה .
ישנם גם מקלדות 104 מקשים רגילות QWERTY בעלות קורא כרטיס מגנטי להתקנים של קופה.
מדפסות
כל מערכת קופה צריכה מדפסת קופה טרמית בכדי להדפיס קבלות חשבוניות זיכויים שוברי אשראי .
מסעדות משתמשות גם במדפסות תרמיות לשלוח בונים והוראות הכנה למטבח וצוות הבר במסעדה.
ישנם שני סוגי חיבורים שונים במדפסות קופה רושמת USB RS-232 ורשת BT WIFI PARALLE
מדפסות תרמיות אינן זקוקות לדיו או חומר מתכלה פרט לגליל נייר טרמי, בעזרת החום של הראש הטרמי נצרב הכיתוב על הנייר וכך מודפסת הקבלה. מדפסות אלה מהירות במיוחד. היצרן המוביל בטכנולוגיה הזאת הוא SEWOO עם אמינות גבוהה מאוד באיכות ההדפסה
מגירת כסף קופה רושמת
מגירות מזומנים, מגירת כסף, או מגירת קופה הם מספר שמות שונים לאותה מגירה שאותה כולם אוהבים לראות מלאה. מגירות קופה הן חובה בבית עסק בעל קופה רושמת ע"פ חוק מס הכנסה.
אסור לבעל עסק להחזיק כסף בכיסים או במקומות שונים פרט למגירת הקופה.
למעשה תכולת הקופה חייבת להיות זהה בערך הכספי של המכירות בעסק הרשומות במערכת הקופה הממוחשבת .זאת אומרת תכולת מזומנים, יחד עם כרטיס אשראי , שוברי מתנה, קבלות, צ'קים, שוברי החלפה וזיכויים , וכל ניירת בעלת שווי כספי חייבים להתאים לפעילות הקופה נכון לשעת הבדיקה (שעת בדיקה או סיום משמרת נקרא X וסגירת יום בסוף יום עבודה נקרא Z.
הדבר החשוב ביותר לבדוק במגירת כסף הוא חוזק המגירה גלגלי המסילות ,חלוקה פנימית נכונה ומתאימה לסוג הפעילות חיישני פתיחה וסגירה בכדי שלא תתבצע פעילות בין לקוחות לפני שננעלה המגירה
בהרבה עסקים המגירה משמשת כמדף לסחורה או מעמד למסך מחשב לכן עובי המגירה חשוב ביותר וחוזק המתכת. גם חשובה הורסטיליות של המגירה והיכולת למקם את המגירה בעמדת תפעול נוחה לעובד ובטוחה לבית העסק.
במגירות כסף, האות לפתוח את המגירה מגיע ממדפסת הקבלות לכן יש לבדוק שהחיבור של המגירה תואם למדפסת עם החיבור הנכון ואורך חוט נכון – 2.5 מטר לפחות. חשוב שיהיה למגירה מנעול עם מפתח 3 מצבים (נעול, פתוח, נעול נפתח ע"י פתיחה חשמלית).
חשוב ביותר שלמגירת הקופה יהיה לחצן פתיחה לחירום למקרה שאין מפתח והמדפסת לא עובדת או שאין חשמל , לחצן פתיחה בתחתית המגירה לפתיחת חירום שאינו נגיש לעובד או לקוח אבל בעת הצורך ניתן לגשת אליו מתחתית המגירה.
צג לקוח
צג לקוח הוא אביזר נוסף לקופה בכדי להראות מחיר ומידע של הפריט ללקוח.
לצג לקוח יש יכולות להציג פרסומות ללקוחות בעמדת הקופה. הבחירה צריכה להיות לפי החלטת העל העסק, צג קטן למי שמעוניין להציג רק מחיר או צג גדול למי שמעוניין להציג מחירים ופרסומות.
קורא כרטיס אשראי / קורא פס מגנטי
קורא כרטיס אשראי למעשה הוא הדרך לקבלת תשלום בבית העסק מלקוחות שלא במזומן.
הקורא אשראי בתצורת פס מגנטי MSR קורא את נתוני הפס המגנטי שנמצא על כרטיס האשראי ומעביר את הנתונים למחשב בעת התשלום.
נתונים אלה נשלחים לחברת שב"א (שרותי בנק אוטומטי) ושם מתבצעת הצלבה בין נתוני הכרטיס לבעל החשבון בכרטיס בבנק או בחברת האשראי, לאחר בדיקה כי הכרטיס תקין ובתוקף ויש מסגרת פנויה לחיוב בסכום המתבקש מוחזרת תשובה חיובית לקופה והעסקה מאושרת .
חשוב לציין שזו נקראת עסקה בטוחה עסקה שבוצעה בבית עסק עם כרטיס אשראי שנמסר מהלקוח למוכר והכרטיס עבר בקורא אשראי עם פס מגנטי.
כל עסקה בצורה אחרת כמו הקלדה או הקראה טלפונית או צילום כרטיס אשראי ללא מעבר בקורא פס מגנטי תחשב כעסקה לא בטוחה שניתן להכחיש אותה ולבטלה והיא גם יותר יקרה שכן בעל העסק ישלם יותר אחוזי עמלה לחברת האשראי.
ישנם קוראי אשראי המובנים בתוך מקלדות או מחוברים למסכי המחשב
חיבור הקורא אשראי הוא בדרך כלל ב-USB.
קורא EMV
קורא בתצורת EMV הוא קורא אשראי השונה מקורא כרטיס אשראי מגנטי.
קורא זה בעצם לא משתמש בנתוני הפס המגנטי שנמצאים על כרטיס האשראי אלה לוקח את הנתונים מהצ'יפ שנמצע על גבי הכרטיס . את הנתונים של הצ'יפ עם נתוני העסקה הוא מצפין ושולח לשב"א (שרותי בנק אוטומטי) ומקבל בחזרה קובץ אישור מוצפן.
שיטה זו הינה שיטה בטוחה יותר ועובדת בטכנולוגיה חדישה אך אם זאת המכשירים יקרים הרבה יותר.
למען ביטחונך ובטחון הלקוחות עדיף להשתמש בטכנולוגית EMV. ניתן לעשות זאת במידה והתוכנה בה אתה משתמש תומכת בEMV.
בדיקה וספירה של הכסף
מערכת קופה ממוחשבת יכולה למנוע איבוד וגניבת כסף ע"י עובדים או קבלת כסף מזויף מלקוחות.
בעמדת קופה רושמת ישנו ציוד נלווה ומערכות לספירת כסף ובדיקת כסף שלא יכנס לקופה כסף מזויף, מכשירים אילו למניעת קבלה של כסף מזויף בקופה הם חלק מההוצאה הכדאית לעסקים שיכולים למנוע טעויות בקבלת כמות שטרות ומטבעות לא נכונה וקבלת כסף מזויף ולהכניס אותו למגירת כסף. בנוסף יש לתת לכך חשיבות גם בתחום האירוח ובילוי כגון בתי מלון, מסעדות, בארים ובמקומות תיירות כגון מוזיאונים, אתרי ארכיאולוגיה ואתרים דתיים בהם מתבצע תשלום בכסף מזומן זר. בעמדות קופה אלה העובדים לא יודעים להבדיל בין כסף מזויף לכסף אמיתי. לכן ללא ספק מכשירי בדיקה לכסף ואיתור כסף מזויף הינם חלק חשוב במערך ההגנה על בית העסק להימנע מהפסדים.
סוגי פתרונות לספירה ובדיקה של כסף
- מכשיר בנקאי איכותי הינו של חברת DORS UV בתדר 380.
- מכשיר זיהוי ובדיקת כסף אוטומטי לשטרות זרים וישראלי PD-100 של חברת MA
- מכשיר לספירה ובדיקת כסף של חברת MAGNER